关于加强教学档案管理的通知

各学院、部门、教研室、实验中心：

为加强学院教学档案管理和规范，以学院转型评建为契机，提高教学档案真实记录和反映教学工作水平，促进日常教学管理，现通知如下：

一、建立巡查监督体制

1、成立教学档案管理领导小组

由教学副院长担任组长，教务处处长、各学院院长、评建办主任为副组长，统筹负责教学档案管理。各单位及部门指定专人负责本部门教学档案的收集、整理、移交，切实履行相关责任和义务。办公室设在教务处，具体执行日常监督、检查和管理。

2、校、院两级定期和不定期常态化检查

办公室统筹校级、各分组长负责本部门定期和不定期检查、监督教学档案管理工作。校级检查每年度至少进行2次，年初进行教学档案建档检查，年末进行教学档案归档检查。院级检查每年至少4次，每学期期初和期末进行。校教学管理办公室视情况不定期常态化组织教学档案管理检查。

3、建立教学档案管理评比评优机制

教学档案管理纳入教学各部门工作计划，管理工作考核计入个人绩效考核和年终评优。学校不定期举行教学档案管理工作评比评优，奖优罚劣，鼓励先进、树立典型，提高教学管理档案意识和水平。

二、标准和要求

1、根据《中国地质大学长城学院教学原始档案管理办法》文件要求及标准执行（见附件1）。

2、各单位依据教学档案管理实际和评建要求适时提出对教学档案管理内容及保管期限意见和建议，办公室负责收集整理并推动相关制度文件修订及监督实施。

三、启动2016年度教学档案检查

1、备查教学档案内容和时间：

档案内容：凡在教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料。

档案时间：近3年即2012-2015年度6个学期。

2、检查时间：

4月25-4月30日，检查小组检查监督各部门教学档案。

3、自查和准备时间：

    4月7-22日，各学院、部门自查、整理、准备案头展示。

4、检查要求：

（1）依据《办法》归档范围和期限分类归档。

（2）按学年度设立文件柜或展台分类展示。

教学管理方面档案由各学院、部门办公室整理、展示；日常教学档案（除试卷、论文外）由各教研室整理、展示；实践教学方面档案视具体情况分别由办公室和实验中心分类整理、展示；试卷（结课论文）由教务处协同各学院在试卷库整理展示。

（3）按规定要求存档材料务必齐全、整洁。必须是原始存档材料，无材料展示视为该项档案缺失。

（4）检查需有文字总结报告和整改措施。

各部门自查由部门办公室形成文字报告，学校检查由工作主管部门形成文字报告。自查和检查报告递交教学档案管理办公室形成校级整体自查和检查报告。报告内容详实记录检查结果，指出不足并提出整改措施。

5、监督及反馈

（1）学校教学档案管理办公室对整体检查进行监督与反馈。对档案缺失、归档不全、管理不到位及不规范单位进行通报批评，责令相关单位在检查结束2周内整改，并跟进监督。对逾期仍未达标单位或个人报教学档案管理小组评议进行处理。

（2）实行教学档案管理检查常态化，办公室不定期检查监督反馈。

（3）奖优罚劣

根据检查及整改结果，报经领导小组审定，对教学档案管理检查、履行职责情况依据学院相关制度对相关单位和个人奖优罚劣。款项专用，罚劣收入用于奖优支出。

                                         教 务 处

                                      2016年4月15日